Il ciclo di avanzamento di un singolo documento viene tracciato e registrato in tempo reale.

Nel momento in cui un documento viene sottomesso, firmato, rifiutato o avanzato in altro modo le informazioni sul processo (meta-dati) vengono registrate e unite al documento stesso.

La data in cui è stata compiuta l’azione, l’attore che la ha eseguita ed eventuali note di avanzamento vengono incluse un in tracciato di LOG che, eventualmente, può essere accodato al documento stesso e ad ogni sua versione.

In questo modo è sempre possibile per chi riceve il documento vedere i passaggi precedenti, i tempi di approvazione, gli attori coinvolti ecc.

Questo tipo di report che viene prodotto in tempo reale può far parte del documento stesso o anche essere redatto in un documento a parte (PDF) nel caso non si voglia dare evidenza dei tempi e delle modalità di approvazione documentale ad eventuali destinatari “esterni” del documento.

Gli stessi dati sono poi consultabili a posteriori così come le varie “versioni” di un documento semplicemente richiamando il dettaglio versioni di un documento.

I dati sono poi estraibili per ottenere statistiche più complesse o effettuare data mining sulle tempistiche dei propri processi.

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